חשבוניות, הצעות מחיר וגבייה לחברת הסעות

הכסף בחברת הסעות לא ״נופל״ בסוף החודש. הוא נולד ברגע שנסיעה נסגרה במחיר. אם המחיר חי בוואטסאפ והחשבונית חיה בפורטל אחר, תמיד יהיה הפרש. המאמר הזה על חשבוניות הסעות, הצעות מחיר וגבייה כשהן חלק מהתפעול, לא משימה נפרדת לרואה חשבון.

חשבונית היא לא רשומת תשלום

יש בלבול שחוזר בכל משרד. רשומה פנימית ״הלקוח חייב 4,180״ היא מסמך תשלום. חשבונית מס היא מסמך שיוצא מספק מורשה, עם סוג מסמך (305, 320, 400, 330) ומע״מ.

תוכנה טובה מפרידה ביניהם:

• הנסיעה סוגרת מחיר
• מסמך התשלום עוקב אם שולם
• החשבונית מופקת דרך Morning (חשבונית ירוקה) או EZcount

אחרי שהופקה חשבונית מס, המחיר צריך להינעל. תיקון נעשה בזיכוי, לא במחיקה שקטה.

הצעת מחיר לפני הנסיעה

נסיעת אירוע או ליד חדש בלי הצעה כתובה הופכים לוויכוח אחרי הפריקה. הצעת מחיר במערכת נותנת מסלול, מחיר, מע״מ ותוקף. אחרי אישור היא הופכת לנסיעה ולחיוב, לא להודעה שאבדה.

זה גם שלב ה־CRM: הליד לא נסגר ב״נדבר״. הוא נסגר במסמך.

גבייה: מה שולם, מה באיחור, מה חלקי

לוח גבייה טוב נראה כמו תפעול, לא כמו דוח חשבונאי. לכל שורה: לקוח, מסלול, סכום, סטטוס. פעולות אפשריות: תזכורת, דרישת תשלום, קבלה, הפקדת צ׳ק.

אם אי אפשר לסמן שולם בלי להיכנס לפורטל חיצוני, הגבייה תישאר אקסל.

מע״מ, מחיר כולל, ומחיר קבלן

טעות של שקל בנסיעה בודדת הופכת למאות בסוף החודש. המערכת צריכה לדעת אם המחיר ללקוח כולל מע״מ, ומה מחיר הקבלן בנסיעה. שיעור המע״מ בישראל הוא 18%. אל תסמכו על הזיכרון של מי שפתח את השורה.

חיבור לספק החשבוניות

שני הספקים הנפוצים אצל לקוחות BackSeat הם Morning ו־EZcount. הבחירה בהגדרות, התפעול אותו מסך. מה שחשוב לכם:

• הפקה מתוך הנסיעות שנסגרו
• תצוגה מקדימה לפני שליחה (כשהספק תומך)
• קליטת הוצאות ספק
• דוח לרואה חשבון בלי לייצא ידנית עשר טבלאות

פירוט החיבורים ב־עמוד האינטגרציות.

דוח ללקוח ודוח לנהג

״תוציא דוח לאפריל״ הוא לא אותה שאלה כשהשם הוא לקוח או נהג. ללקוח: נסיעות, חיובים, מה שולם. לנהג שכיר: שעות, תעריף, שעות נוספות. לקבלן: מסמכי הוצאה.

מערכת שמערבבת את שלושת הדוחות תייצר שיחה לא נעימה ב־10 לחודש.

סיכום קצר לקנייה

אל תקנו מודול חשבוניות שעומד בצד. תקנו מערכת שבה הנסיעה, ההצעה והחשבונית הן אותו סיפור. אחר כך הגבייה הופכת לרשימת סטטוסים, לא לפרויקט חודשי.

ראו גם את עמוד הפיצ'רים ואת המאמר על CRM לחברת הסעות.