מהזמנה לחשבונית: מעקב אחרי הזמנת הסעה עד שהכסף נכנס

בין ״הלקוח הזמין״ לבין ״הכסף נכנס״ יש שבעה שלבים. בחברה שמנהלת באקסל ובוואטסאפ, כל מעבר בין שלב לשלב הוא הזדמנות לאבד משהו — פנייה, מחיר שסוכם, נסיעה שבוצעה או חשבונית שלא יצאה. מעקב הזמנות הסעות הוא פשוט הבטחה שאף מעבר כזה לא קורה בזיכרון.

השרשרת המלאה

1. פנייה. נכנסת בטלפון, בוואטסאפ, במייל או מהאתר. אם היא לא נרשמה כליד — היא קיימת רק בראש של מי שענה.

2. בירור. תאריך, שעה, מוצא, יעד, כמות נוסעים, סוג רכב. כאן נופלות טעויות שמתגלות בבוקר הנסיעה.

3. הצעת מחיר. הצעה עם סטטוס, לא הודעת וואטסאפ עם מספר.

4. אישור. ההצעה שאושרה הופכת לנסיעה או לקו קבוע — בלי להקליד מחדש את פרטי הלקוח.

5. ביצוע. הנהג משובץ, מקבל את הנסיעה, ומאשר שביצע. זו הנקודה שבה הנסיעה הופכת מתכנון לעובדה.

6. חיוב. חשבונית שנולדת מהנסיעות שבוצעו, ישירות ל-Morning או EZcount.

7. גבייה. סטטוס תשלום, יתרה פתוחה, ותזכורת ללקוח שלא שילם.

איפה באמת נופלות הזמנות

לפי מה שחוזר ברוב המשרדים, בשלוש נקודות:

בין 1 ל-3. הפנייה נכנסה בערב, ההצעה יצאה אחרי יומיים, והלקוח כבר סגר עם מישהו אחר. הפתרון הוא לא לעבוד יותר קשה אלא לראות את הרשימה — כל הפניות הפתוחות במסך אחד.

בין 5 ל-6. הנסיעה בוצעה ולא חויבה. זו הדליפה השקטה והיקרה ביותר, כי אין מי שיתלונן עליה. לקוח לא יתקשר להגיד ״שכחתם לחייב אותי״.

בין 6 ל-7. החשבונית יצאה ואף אחד לא עקב. אחרי שלושה חודשים זה כבר שיחה לא נעימה במקום תזכורת שגרתית.

הבדיקה החודשית שלוקחת עשר דקות

בסוף כל חודש, שלוש שאלות:

1. יש נסיעות שבוצעו וללא חיוב? רשימה של נסיעות בסטטוס בוצע שאין להן מסמך.
2. יש הצעות שנשלחו ולא נענו? אלה שיחות מעקב, לא הזמנות אבודות.
3. יש חשבוניות פתוחות מעל 30 יום? לפני שהן הופכות ל-90.

מערכת טובה עונה על שלושתן בשלושה מסכים. הרחבה: חשבוניות, הצעות מחיר וגבייה.

למה ״הכל מחובר״ זה לא סיסמה כאן

כל שלב בשרשרת נשען על הנתונים של הקודם. המחיר בחשבונית הוא המחיר מההצעה, שהוא המחיר מהמחירון בכרטיס הלקוח. הנסיעה שחויבה היא הנסיעה שהנהג אישר שביצע. השעות שעליהן שולם לנהג הן אותן שעות.

כשכל אלה יושבים במקום אחד, ההתאמה קורית מעצמה. כשהם בארבעה קבצים, מישהו עושה אותה ביד — פעם בחודש, ובאיחור.

מה למדוד

שני מדדים ששווים יותר מכל דוח:

• ימים מסוף החודש ועד שכל החשבוניות יצאו. בחברה מסודרת זה שלושה ימים. באקסל זה שבועיים.
• אחוז נסיעות שבוצעו וחויבו. צריך להיות 100%. כל נקודה מתחת לזה היא כסף שעבדתם בשבילו ולא קיבלתם.

קראו גם: חיבור תוכנת הסעות להנהלת חשבונות.

להמשך: ניהול הזמנות הסעות, רווחיות חברת הסעות, או כספים וחשבוניות במערכת.