ניהול הסעות באקסל מול BackSeat

אקסל הוא כלי מצוין. הוא פשוט לא נבנה לניהול חברת הסעות שבה שני אנשים עורכים במקביל, נהג צריך לקבל סידור, ולקוח מצפה לחשבונית שמתאימה למה שבוצע.

בואו נתחיללכל הפיצרים

איפה אקסל נשבר בחברת הסעות

  • קובץ אחד, שני עורכים

    ברגע שיש שני מוקדנים, יש שתי גרסאות. מי ששמר אחרון מנצח, ומה שהשני עשה נעלם בלי שאיש ידע.

  • אין קשר בין הגיליונות

    גיליון נסיעות, גיליון נהגים וגיליון גבייה לא מדברים. שינוי מחיר במקום אחד לא מגיע לשני, וזה מתגלה בחשבונית.

  • אין מי שינה מה

    כשלקוח טוען שהמחיר היה אחר, אין למה לחזור. באקסל אין יומן פעילות, ובוואטסאפ ההודעה נבלעת בגלילה.

  • אין דרך החוצה

    הנהג לא רואה את הקובץ, הנוסע לא רואה את הקובץ, והלקוח מקבל צילום מסך. כל יציאה החוצה היא הקלדה חוזרת.

אותן משימות, שתי שיטות

  • לראות מה יוצא מחר

    לגלול קבוצת וואטסאפ ולהצליב מול קובץ
    לוח אחד עם כל הנסיעות, מסונן ליום

  • לגלות שחסר נהג

    מתגלה בבוקר, בטלפון מהלקוח
    מסומן על השורה מרגע שהנסיעה נוצרה

  • לשלוח סידור לנהג

    להעתיק כתובות ולהדביק בהודעה, לכל נהג
    שליחה בלחיצה, מתוזמנת או אוטומטית

  • לדעת אם הנהג ראה

    לחכות לסימון כחול ולקוות
    אישור קריאה, ואישור מחדש אחרי עריכה

  • לעדכן מחיר בקו קבוע

    לתקן כל שורה ביומן בנפרד
    לעדכן את הקו, המופעים העתידיים מתעדכנים

  • להוציא חשבונית

    להקליד מחדש בפורטל של ספק החשבוניות
    הפקה מהנסיעה דרך Morning או EZcount

  • לדעת מי חייב כסף

    לעבור על טבלת גבייה ידנית
    יתרות פתוחות, סטטוס תשלום ותחזית גבייה

  • לחשב שכר נהגים

    לספור שעות מהפנקס בסוף החודש
    דוח שנבנה מהנסיעות ומהמשמרות שבוצעו

  • לוודא שרישיון בתוקף

    לזכור, או לגלות בביקורת
    התראת פקיעה על מסך הבוקר

  • להוציא דוח ללקוח

    לבנות טבלה מחדש כל חודש
    תבנית שמורה, הפקה ל-PDF או לאקסל

  • לענות ״כמה נסיעות היו למפעלי שחר״

    לפתוח שלושה קבצים
    לשאול את העוזר ולקבל תשובה מהנתונים

  • לדעת מי שינה מה

    לשחזר מהזיכרון
    יומן פעילות עם משתמש, פעולה ותאריך

שאלות על המעבר

לכל השאלות הנפוצות
אפשר להעלות את האקסל הקיים למערכת?

כן. יש מסך ייבוא ללקוחות, נהגים, רכבים, נוסעים, לידים ונסיעות. מעלים קובץ, ממפים עמודות ובודקים לפני שמייבאים.

אפשר להמשיך להוציא אקסל אחרי המעבר?

כן. כל דוח וכל רשימה יוצאים לאקסל ול-PDF, כך שרואה החשבון והלקוח ממשיכים לקבל את מה שהם רגילים אליו.

כמה זמן לוקח המעבר?

רוב החברות מקימות לקוחות, נהגים ורכבים ביום עבודה, ומגדירות את הקווים הקבועים בימים שאחריו. השבוע הראשון בדרך כלל רץ במקביל לשיטה הישנה.

מה קורה לוואטסאפ? מפסיקים להשתמש בו?

להפך. וואטסאפ נשאר הערוץ, אבל ההודעה נשלחת מהמערכת עם הפרטים הנכונים — ידנית, מתוזמנת או אוטומטית — במקום להיכתב מחדש בכל בוקר.

לעבור מאקסל בלי להפסיק לעבוד

מייבאים את הקבצים שכבר יש לכם, מגדירים את הקווים הקבועים, ומריצים שבוע במקביל.

בואו נתחיל