ניהול הסעות באקסל מול BackSeat
אקסל הוא כלי מצוין. הוא פשוט לא נבנה לניהול חברת הסעות שבה שני אנשים עורכים במקביל, נהג צריך לקבל סידור, ולקוח מצפה לחשבונית שמתאימה למה שבוצע.
איפה אקסל נשבר בחברת הסעות
קובץ אחד, שני עורכים
ברגע שיש שני מוקדנים, יש שתי גרסאות. מי ששמר אחרון מנצח, ומה שהשני עשה נעלם בלי שאיש ידע.
אין קשר בין הגיליונות
גיליון נסיעות, גיליון נהגים וגיליון גבייה לא מדברים. שינוי מחיר במקום אחד לא מגיע לשני, וזה מתגלה בחשבונית.
אין מי שינה מה
כשלקוח טוען שהמחיר היה אחר, אין למה לחזור. באקסל אין יומן פעילות, ובוואטסאפ ההודעה נבלעת בגלילה.
אין דרך החוצה
הנהג לא רואה את הקובץ, הנוסע לא רואה את הקובץ, והלקוח מקבל צילום מסך. כל יציאה החוצה היא הקלדה חוזרת.
אותן משימות, שתי שיטות
המשימה
אקסל, פנקס וקבוצת וואטסאפ
עם BackSeat
לראות מה יוצא מחר
לגלול קבוצת וואטסאפ ולהצליב מול קובץלוח אחד עם כל הנסיעות, מסונן ליוםלגלות שחסר נהג
מתגלה בבוקר, בטלפון מהלקוחמסומן על השורה מרגע שהנסיעה נוצרהלשלוח סידור לנהג
להעתיק כתובות ולהדביק בהודעה, לכל נהגשליחה בלחיצה, מתוזמנת או אוטומטיתלדעת אם הנהג ראה
לחכות לסימון כחול ולקוותאישור קריאה, ואישור מחדש אחרי עריכהלעדכן מחיר בקו קבוע
לתקן כל שורה ביומן בנפרדלעדכן את הקו, המופעים העתידיים מתעדכניםלהוציא חשבונית
להקליד מחדש בפורטל של ספק החשבוניותהפקה מהנסיעה דרך Morning או EZcountלדעת מי חייב כסף
לעבור על טבלת גבייה ידניתיתרות פתוחות, סטטוס תשלום ותחזית גבייהלחשב שכר נהגים
לספור שעות מהפנקס בסוף החודשדוח שנבנה מהנסיעות ומהמשמרות שבוצעולוודא שרישיון בתוקף
לזכור, או לגלות בביקורתהתראת פקיעה על מסך הבוקרלהוציא דוח ללקוח
לבנות טבלה מחדש כל חודשתבנית שמורה, הפקה ל-PDF או לאקסללענות ״כמה נסיעות היו למפעלי שחר״
לפתוח שלושה קבציםלשאול את העוזר ולקבל תשובה מהנתוניםלדעת מי שינה מה
לשחזר מהזיכרוןיומן פעילות עם משתמש, פעולה ותאריך
שאלות על המעבר
לכל השאלות הנפוצותאפשר להעלות את האקסל הקיים למערכת?
כן. יש מסך ייבוא ללקוחות, נהגים, רכבים, נוסעים, לידים ונסיעות. מעלים קובץ, ממפים עמודות ובודקים לפני שמייבאים.
אפשר להמשיך להוציא אקסל אחרי המעבר?
כן. כל דוח וכל רשימה יוצאים לאקסל ול-PDF, כך שרואה החשבון והלקוח ממשיכים לקבל את מה שהם רגילים אליו.
כמה זמן לוקח המעבר?
רוב החברות מקימות לקוחות, נהגים ורכבים ביום עבודה, ומגדירות את הקווים הקבועים בימים שאחריו. השבוע הראשון בדרך כלל רץ במקביל לשיטה הישנה.
מה קורה לוואטסאפ? מפסיקים להשתמש בו?
להפך. וואטסאפ נשאר הערוץ, אבל ההודעה נשלחת מהמערכת עם הפרטים הנכונים — ידנית, מתוזמנת או אוטומטית — במקום להיכתב מחדש בכל בוקר.
שבעה־עשר מודולים, בסיס נתונים אחד
אין ייצוא בין מסכים ואין גרסה שנייה של האמת. נסיעה שנוצרת ביומן היא אותה נסיעה שמופיעה בשכר, בחשבונית, במפה ובאפליקציה של הנהג.
תפעול יומי
יומן נסיעות
כל הנסיעות של היום, השבוע והחודש בלוח אחד, עם סטטוס שיבוץ וחוסרים בולטים.
- תצוגת לוח ותצוגת רשימה על אותם נתונים
- סימון חוסרים: נסיעה בלי נהג, בלי רכב או בלי שעה
תפעול יומי
שיבוץ נהגים
משבצים נהג או קבלן מתוך הנסיעה, המערכת מזהה התנגשות והנהג מקבל את הסידור לטלפון.
- שיבוץ נהג שכיר, עובד או קבלן משנה מאותו שדה
- זיהוי התנגשות: נהג או רכב שכבר תפוסים באותה שעה
תפעול יומי
קווים קבועים
מגדירים קו פעם אחת, המערכת מייצרת את המופעים, ושינוי בהגדרה מתגלגל קדימה.
- הגדרת ימים, שעות ותחנות פעם אחת
- מחיר לקוח ומחיר קבלן ברמת הקו, כולל לפי סוג רכב
לקוחות ומכירות
CRM ולידים
ליד, לקוח, הסכם והיסטוריית נסיעות בכרטיס אחד — בלי אקסל ובלי קבוצת וואטסאפ נפרדת.
- לידים עם סטטוס ומעקב, כולל לידים שנכנסו מדף נחיתה
- כרטיס לקוח עם אנשי קשר, מחלקות, נוסעים ומסמכים
לקוחות ומכירות
הצעות מחיר
בונים הצעה, שולחים, עוקבים אחרי הסטטוס — וההצעה שאושרה הופכת לעבודה במערכת.
- בניית הצעה עם שורות, כמויות ומע״מ
- שליחה ללקוח ומעקב אחרי סטטוס
צי וכוח אדם
צי רכב ומסמכים
כל רכב, רישיון, ביטוח ותוקף במקום אחד, עם התראה לפני שמשהו פג.
- כרטיס רכב עם מספר, סוג, קיבולת וקבוצת רכב
- מסמכים סרוקים עם תאריכי תוקף
צי וכוח אדם
נהגים וקבלנים
נהג שכיר, עובד וקבלן משנה חיים באותה מערכת, כל אחד עם התעריף והמסמכים שלו.
- כרטיס נהג עם רישיון, אישורים ותעריף
- קבלני משנה עם מחירון ויתרה פתוחה
צי וכוח אדם
סידור עבודה
מי עובד מתי, כמה שעות נצברו, ושכפול הסידור ליום אחר בלחיצה.
- תצוגה שבועית לפי נהג ולפי יום
- שעות עבודה ומשמרות שנצברות לדוח
כספים
שכר נהגים
דוח שכר שנבנה מהנסיעות ומהשעות שבוצעו, עם תעריפי שעות נוספות ופירוט לפי לקוח.
- חישוב לפי שעות, לפי נסיעה או שילוב
- תעריפי שעות נוספות 125% / 150% / 200%
כספים
כספים וחשבוניות
כל נסיעה מתחברת למסמך תשלום, והמסמך יוצא מספק החשבוניות שלכם.
- חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, קבלה וזיכוי
- הוצאות, צ׳קים, יתרות והתאמות
כספים
דוחות
תבניות דוח שמופקות כל חודש מאותם נתונים, ויוצאות ל-PDF או לאקסל.
- תבניות דוח שמורות לכל לקוח
- דוח נסיעות, רכב, נוסעים ושכר
תפעול יומי
מפה ומסלולים
סדר איסוף אופטימלי, זמני הגעה לכל תחנה ורכבים חיים על המפה.
- סידור תחנות אוטומטי לפי זמן נסיעה
- זמן הגעה משוער לכל עצירה
תקשורת
וואטסאפ ואוטומציות
פרטי נסיעה, מסמכים ומיקום יוצאים בוואטסאפ — ידנית, מתוזמן או אוטומטי.
- שליחת נסיעה לנהג או ללקוח בלחיצה
- כללי אוטומציה: סידור יומי ותזכורת לפני יציאה
תקשורת
עוזר AI
שואלים בשפה חופשית ומקבלים תשובה מהנתונים — בצ׳אט במערכת ובוואטסאפ.
- עונה מהנתונים האמיתיים של החברה שלכם
- עשרות פעולות: שליפה, סיכום, הפקת מסמך ושליחה
אפליקציות
אפליקציית נהג
הנהג מקבל את הסידור בטלפון, מנווט, מאשר קריאה ומעדכן סטטוס.
- נסיעות היום וכל תאריך אחר
- ניווט בוויז לכל נקודה, וחיוג לאיש הקשר
אפליקציות
אפליקציית נוסע
הנוסע נרשם לנסיעה, רואה מתי אוספים אותו, ומקבל עדכון כשמשהו זז.
- רשימת ההסעות הזמינות לנוסע
- הרשמה לנסיעה וביטול הרשמה
צוות ואבטחה
הרשאות וצוות
כל תפקיד רואה רק את מה שצריך, וכל שינוי מתועד עם שם ותאריך.
- צפייה ועריכה בנפרד, לכל מודול
- תפקידים מוכנים לשימוש מיידי
רוצים לראות הכל בעמוד אחד?
עמוד הפיצרים מרכז את כל המודולים, עם קישור לעמוד מפורט לכל אחד.
לכל הפיצריםלעבור מאקסל בלי להפסיק לעבוד
מייבאים את הקבצים שכבר יש לכם, מגדירים את הקווים הקבועים, ומריצים שבוע במקביל.