לקוחות ומכירות

סידור משמרות והסעות משותפות לעובדי הלקוח

מפעל עם משמרות צריך הסעה לכל עובד, בכל יום, לפי שעת המשמרת שלו. מחלקה אחת שולחת קובץ, אחרת הודעה בוואטסאפ, ובסוף המוקדן מרכיב מוניות בעיפרון. כאן מנהל כל מחלקה מזין את משמרות העובדים בממשק ההזמנות, והמשרד מקבל את כל המחלקות יחד ומתכנן מוניות משותפות.

מה מקבלים

  • סידור שבועי של עובדים ומשמרות, ידני או בייבוא אקסל
  • ״תכנן״: עובדים מכל המחלקות במוניות משותפות, איסוף לפני תחילת המשמרת והחזרה בסופה
  • שינוי שהלקוח עושה אחרי התכנון מסומן ״שונה אחרי תכנון״, והמשרד מקבל התראה
  • העובד רואה באפליקציה מתי אוספים אותו ומי הנהג
המסך עצמו, לא צילום מסך

הסידור השבועי בממשק ההזמנות של הלקוח: עובד בשורה, יום בעמודה, משמרת בתא. הטבעת ליד כל משמרת אומרת עד כמה היא התקדמה, והכרטיסים שמעל הטבלה מסננים. סננו לפי מחלקה או לחצו על ״שונו אחרי תכנון״.

app.back-seat.app/portal/schedule
טוען את הדמו…

01

מנהל המחלקה מזין את השבוע

בעמוד ״סידור שבועי״ בממשק ההזמנות יש שורה לכל עובד ועמודה לכל יום, ובכל תא משמרת כמו 07:00-15:00. מקלידים שעת התחלה ושעת סיום (הנקודתיים מופיעות מעצמן ו-Tab עובר מהתחלה לסיום), מדביקים בלוק מאקסל, או מנקים תא כדי לבטל את היום. בכרטיס העובד רואים את השבוע שלו עם ״התחלה״, ״סיום״, ״הלוך״ ו״חזור״ לכל יום.

  • ״הלוך״ הוא מהבית לעבודה, והעובד מגיע ״דקות לפני משמרת״ (15 כברירת מחדל, לפי הלקוח). ״חזור״ הוא מהעבודה הביתה, בסוף המשמרת. שניהם פעילים כברירת מחדל
  • ארבעה כרטיסים מעל הטבלה גם מסננים: ״משמרות בשבוע״, ״ממתינות לתכנון״, ״מתוכננות״ ו״שונו אחרי תכנון״
  • מעבר בין שבועות: ״השבוע״, ״שבוע הבא״ ולוח שנה, חיפוש עובד, ומסנן ״מחלקה״ למי שרואה כמה מחלקות
  • סטטוס לכל משמרת: ממתין לתכנון, מתוכנן, שובץ נהג או שונה אחרי תכנון

02

ייבוא מאקסל

״ייבוא אקסל״ פותח את ״ייבוא סידור שבועי מאקסל״. הוא קורא שני מבנים ומזהה אותם לבד: ״טבלה שבועית״, עם שורה לכל עובד ועמודה לכל יום ותאים כמו 07:00-15:00, או ״שורה לכל משמרת״, עם תאריך, עובד, התחלה וסיום.

  • עובדים מזוהים לפי טלפון, ואחר כך לפי שם מלא, בתוך המחלקות של המנהל. מי שלא נמצא מופיע ברשימה עם ״צור עובד״
  • תא ריק או ״חופש״ פירושו שאין משמרת
  • ״החלפת השבוע״: הקובץ הוא כל השבוע, ומשמרות שאינן בו מתבטלות, אחרי אישור. שורה שנכשלה לא מבטלת את המשמרת הקיימת של העובד: ״המשמרת הקיימת נשמרה״
  • ״הורדת הסידור הנוכחי כתבנית״ מוריד את השבוע כקובץ שהייבוא קורא בחזרה: מורידים, עורכים באקסל ומעלים. משמרת שכבר קיימת שומרת את ״הלוך״ ו״חזור״ שהוגדרו לה, ורק משמרת חדשה נרשמת בשני הכיוונים

03

המשרד מתכנן

בכרטיס הלקוח, בלשונית ״משמרות״, המשרד רואה את כל העובדים שהוזמנו ליום מכל המחלקות, עם עמודת ״מחלקה״, מקובצים לפי תחילת משמרת (״הלוך״) או סיומה (״חזור״). ״תכנן״ מרכיב מהם את מספר המוניות הקטן ביותר שהמקומות מאפשרים ופותח את ״תכנון משמרת״ על מפה. המסלולים בנויים על זמני נסיעה בכביש, וגוררים עובדים בין המוניות או בתוכן.

  • מונית של ארבעה מושבים כברירת מחדל. אפשר לשנות ״סוג רכב״ ו״מקומות ברכב״, ולהוסיף רכב
  • ״הגעה למקום העבודה״ מעוגנת לתחילת המשמרת פחות ״דקות לפני משמרת״, ו״יציאה ממקום העבודה״ מעוגנת לסוף המשמרת
  • ״חלון איחוד״ בהגדרות הלקוח: עובדים שהמשמרות שלהם מתחילות בטווח הזה זו מזו יכולים לחלוק מונית. 0 פירושו אותה שעה בדיוק
  • ״אשר ויצור נסיעות״ יוצר נסיעה אחת לכל מונית, והיא מחכה בדאשבורד לנהג. כשהפרסום לנהגים מופעל אפשר לפרסם אותה
  • ״תכנן מחדש״ ו״אשר והחלף נסיעות״ מחליפים מוניות שעדיין אין להן נהג, ולא נוגעים במונית שיש לה
  • הגדרות הלקוח בכרטיס: ״דקות לפני משמרת״, ״חלון איחוד״ ו״מקום העבודה״

04

שינוי אחרי התכנון

לקוח ששינה משמרת שכבר תוכננה לא נחסם. המשמרת עוברת ל״שונה אחרי תכנון״ ומודגשת אצלכם, ובפעמון מופיע ״שינוי בסידור משמרות״. אתם מחליטים אם לתכנן מחדש. מונית שכבר יש לה נהג לא מוחלפת בתכנון מחדש: עובד שההזמנה שלו בוטלה, שאחד מהכיוונים שלו הוסר או שההזמנה שלו השתנתה אחרי ששובץ נהג מופיע בלשונית ״משמרות״ תחת ״דורשים טיפול״. שם מורידים אותו מהנסיעה עם ״הסר מהנסיעה״, והנהג מקבל עדכון על רשימת הנוסעים והעובד הודעה שהנסיעה בוטלה, או מאשרים את השינוי עם ״אשר שינוי״ אחרי שתיקנתם את הנסיעה ידנית.

05

מי רואה מה

העובד רואה באפליקציה רק את הנסיעה שלו, ושאר העובדים מופיעים לו כ״תחנה 2״ בלי שם ובלי כתובת. מנהל מחלקה רואה את כל מי שעולה במונית שיש בה עובד מהמחלקה שלו, ועובדי המחלקה שלו מסומנים ״המחלקה שלך״. ״מנהל-על״ רואה הכל, והמשרד רואה כל הזמנה עם המחלקה של העובד.

והצד של העובד

ככה המונית נראית לעובד: ״הנסיעות שלי״ עם שעת האיסוף, שם הנהג והרכב. שאר הנוסעים במונית מופיעים לו רק כתחנות, בלי שם ובלי כתובת.

4:50
מפעלי שחר בע״משלום דנה
05:20הלוך
הלוך לעבודהנהג שובץ
איסוף: הרצל 14, מודיעיןהיום, 30 באוגוסט
יוסי כהן12-345-67
05:40
קו עובדים בוקר — מודיעיןרשום
יום ראשון, 30 באוגוסט · איסוף
05:40
קו עובדים בוקר — מודיעיןרשום
יום שני, 31 באוגוסט · איסוף
05:40
קו עובדים בוקר — מודיעיןרשום
יום שלישי, 1 בספטמבר · איסוף
הנסיעות שליהרשמה לנסיעותהגדרות

נוסע

שאלות על משמרות ומוניות משותפות

מחלקות שונות יכולות להזין בנפרד?

כן. לכל מנהל מחלקה יש גישה משלו, שמוגבלת למחלקות שלו ולעובדים שלהן. המשרד רואה את כולן יחד ומתכנן מוניות משותפות.

מה קורה כשהלקוח משנה משמרת אחרי שתוכננה?

השינוי מותר. המשמרת מסומנת ״שונה אחרי תכנון״, ובפעמון של המשרד מופיע ״שינוי בסידור משמרות״. המוניות שכבר נוצרו לא משתנות לבד. אם למונית כבר יש נהג, העובד מופיע ב״דורשים טיפול״ ואתם מורידים אותו מהנסיעה או מאשרים את השינוי.

כמה מוניות המערכת מרכיבה?

את המספר הקטן ביותר שהמקומות ברכב מאפשרים, לפי סוג הרכב שבחרתם. ברירת המחדל היא מונית של ארבעה מושבים, ואפשר לשנות סוג רכב ומספר מקומות ולגרור עובדים בין הרכבים לפני האישור.

איך העובד נכנס לאפליקציה?

בקוד הלקוח ובאימות טלפון, כמו בהרשמה למסלולים. מי שהמשרד שיבץ לו מונית רואה אותה ב״הנסיעות שלי״.

זה כלול בכל תוכנית?

ההזנה בממשק ההזמנות וההגדרות בכרטיס הלקוח מוצגות בחברות שממשק ההזמנות כלול בתוכנית שלהן.

מוכנים להפסיק לרדוף אחרי הודעות?

פותחים חשבון, מייבאים לקוחות ונהגים מאקסל, ומריצים את הבוקר הראשון במערכת.