משימות ויומן ארגוני למשרד ההסעות
ביומן הנסיעות יש נסיעות. את כל השאר, להתקשר ללקוח לפני חידוש החוזה, לבקש מחיר מקבלן, לחזור לליד, מנהלים בדרך כלל בפתק או בקובץ. מסך המשימות והיומן הארגוני נותנים לזה מקום במערכת: משימה עם אחראי ותאריך יעד, ויומן אחד של משימות וחגים.
מה מקבלים
- משימות בשלוש תצוגות: רשימה, לוח (פתוחה והושלמה) ויומן
- אחראים, צוות, תאריך יעד, צבע ותגובות על כל משימה
- משימה פרטית שרק מי שיצר אותה רואה
- יומן חודשי, שבועי או רשימה, עם חגים ומועדים ותאריך עברי
מסך המשימות: אותן משימות כרשימה, כלוח עם העמודות ״פתוחה״ ו״הושלמה״, וכיומן החודש. עברו בין התצוגות בלשוניות שמעל הטבלה.
01
משימה אחת, שלוש תצוגות
במסך ״משימות״ אותן משימות נראות כרשימה (הטבלה של המערכת, עם חיפוש וסינון), כלוח עם שתי עמודות, ״פתוחה״ ו״הושלמה״, וכיומן. מסמנים משימה כבוצעה בעיגול שבכרטיס, או גוררים אותה לעמודה ״הושלמה״. הכותרת מסכמת את החודש: כמה משימות וכמה מהן פתוחות.
- החיפוש והסינון משותפים לרשימה וללוח
- הרשימה והלוח קוראים חודש בכל פעם, עם מעבר בין חודשים
- כרטיס המשימה הוא אותו כרטיס מכל תצוגה
02
מה יש בכרטיס משימה
כרטיס המשימה כולל תיאור, תאריך ושעות (או ״כל היום״), תאריך ושעת יעד, אחראים, צוות, ליד מקושר וצבע. משימה פרטית נראית רק למי שיצר אותה. משימה רגילה גלויה למשויכים, לצוות ולמנהלים. בלשוניות של הכרטיס: פרטים, תגובות והיסטוריית עריכה.
- כמה אחראים למשימה אחת, ושיוך לצוות
- משימה שקשורה לליד מופיעה גם בכרטיס הליד, תחת ״משימות״
- התראה על תאריך יעד שמתקרב: בשבע בבוקר, למי שיצר ולמשויכים, פעם אחת לכל משימה
03
יומן ארגוני, לא לוח נסיעות
היומן מציג משימות וחגים בגריד חודשי, בתצוגת שבוע או כרשימה לפי ימים. בטלפון מוצג חודש קטן ומתחתיו הרשימה. גוררים משימה ליום אחר כדי להזיז אותה. את הנסיעות עצמן רואים בדאשבורד וברשימת הנסיעות, לא כאן.
- תצוגות: חודש, שבוע ורשימה
- חג שנמשך כמה ימים מופיע בכולם
- בהגדרות ← תצוגה: ״הצג לוח שנה עברי״ מוסיף את התאריך העברי לימים ולבוחרי התאריך
- הרשאת ״משימות״ אחת שולטת גם במסך המשימות וגם ביומן
שאלות על משימות ויומן ארגוני
היומן הארגוני מציג את הנסיעות?
לא. הוא מציג משימות וחגים. את הנסיעות רואים בדאשבורד וברשימת הנסיעות, שם יש טבלה, רשימה, לוח סטטוסים, ציר זמן ומפה.
אפשר לשייך משימה לכמה אנשים?
כן. בשדה ״אחראים״ מוסיפים כמה אנשי צוות, ואפשר גם לשייך את המשימה לצוות.
מי רואה משימה פרטית?
רק מי שיצר אותה. משימה רגילה גלויה למשויכים אליה, לצוות ולמנהלים.
יש תזכורת למשימה?
יש התראה אחת: בשבע בבוקר, בשעון ישראל, מי שיצר את המשימה ומי שמשויך אליה מקבלים בפעמון התראה על משימה שתאריך היעד שלה בתוך 24 השעות הקרובות. כל משימה מתריעה פעם אחת.
מוכנים להפסיק לרדוף אחרי הודעות?
פותחים חשבון, מייבאים לקוחות ונהגים מאקסל, ומריצים את הבוקר הראשון במערכת.