ניהול רישיונות, ביטוחים ומסמכי צי רכב

הנסיעה יוצאת רק אם הנייר בתוקף. זו לא סיסמה. זו אחריות מול לקוח, מול ביטוח ומול הנהג. ניהול רישיונות רכב וביטוחים בחברת הסעות נכשל כשהקבצים חיים בוואטסאפ או בתיקייה בשם ״מסמכים סופי״.

מה חייב להיות על כל רכב

תיק רכב מינימלי:

• רישיון רכב (טסט)
• ביטוח חובה
• ביטוח מקיף או צד ג׳, לפי מה שיש
• תמונת הרכב או צילום המסמך
• שיוך לנהג קבוע, אם יש

על נהג: רישיון נהיגה, אישורים נדרשים לפי סוג ההסעה, ולפעמים הסכם העסקה. על לקוח: הסכם חתום. שלושת התיקים האלה נפגשים בנסיעה. אם הם בשלושה דרייבים, אף אחד לא בודק לפני היציאה.

תוקף הוא שדה, לא תאריך בתוך התמונה

צילום של פוליסה בלי שדה תוקף במערכת הוא קישוט. המערכת צריכה תאריך פקיעה, סטטוס (בתוקף / לחידוש), והתראה בדאשבורד כמה ימים לפני.

השאלה הנכונה בבוקר היא לא ״יש לנו את הקובץ?״. היא ״יש רכב שפוג השבוע על נסיעה מחר?״

תמונות לצד PDF

בשטח מצלמים רישיון על מכסה המנוע. במשרד מצפים ל־PDF. מערכת מסמכים טובה מקבלת את שניהם, משייכת לרכב, ומציגה אותם בכרטיס בלי לחפש לפי שם הקובץ ״IMG_4033״.

הסכמי לקוח הם גם מסמכי צי

בלי הסכם, יש נסיעה בלי מחיר סגור ובלי גבול אחריות. שמירת ההסכם על כרטיס הלקוח, עם תאריך תוקף, מונעת קו שרץ ״כי ככה היה בשנה שעברה״.

איך זה נראה ביום עבודה

1. הדאשבורד מראה מסמך שפוג
2. פותחים את כרטיס הרכב או הנהג
3. מחדשים, מעלים קובץ, מעדכנים תוקף
4. הנסיעה של מחר כבר לא יושבת על כיסוי שפג

ב־BackSeat הארכיון הזה יושב ליד הנסיעות, לא במוצר נפרד ל״ניהול קבצים״.

קשר לתוכנה לניהול צי רכב

ניהול מסמכים בלי שיבוץ הוא ארכיון. שיבוץ בלי מסמכים הוא סיכון. לכן תוכנה לניהול צי רכב וניהול רישיונות הם אותו מוצר בחברת הסעות.

אם אתם עדיין מחדשים ביטוח כי מישהו נזכר בטלפון מהסוכן, זה הסימן לעבור למערכת עם התראות. הפרטים ב־פיצ'רים.