הרשאות ואבטחת מידע בחברת הסעות: מי רואה מה

במשרד הסעות יושבים אנשים עם צרכים שונים לגמרי: מוקדן שמשבץ, מנהל תפעול שמחליט, הנהלת חשבונות שגובה, ובעלים שרוצה לראות הכל. הרשאות הן לא בירוקרטיה — הן מה שמאפשר לכולם לעבוד באותה מערכת.

המתג האחד שלא עובד

הרבה מערכות מציעות "מנהל" ו"משתמש". זה נשמע פשוט, וזה נשבר ביום השני: המוקדן צריך לערוך נסיעות אבל לא לראות שכר. רואה החשבון צריך כספים אבל לא צריך לגעת בשיבוץ. המלווה החדשה צריכה לראות את הסידור שלה ותו לא.

מה שעובד הוא מטריצה: לכל תפקיד שורה לכל מודול, ובכל שורה סימון צפייה וסימון עריכה בנפרד.

למה שכר הוא מודול נפרד

זו נקודה שקל לפספס. אם "דוחות" ו"שכר נהגים" הם אותה הרשאה, כל מי שצריך דוח תפעולי רואה כמה מרוויח כל נהג.

לכן שכר נהגים עומד בפני עצמו, וכך גם הנהלת חשבונות — שהיא ההרשאה שמאפשרת לבטל נעילה של שורת הכנסה אחרי שהופק לה מסמך. שתיהן פעולות שמעטים צריכים, ולכן הן לא צריכות להיות מקופלות לתוך הרשאה רחבה.

תפקידים להתחיל מהם

אין צורך לבנות מאפס. שלוש תבניות מכסות את רוב המשרדים:

• מנהל תפעול — צפייה ועריכה של נסיעות, לקוחות, נהגים ורכבים; דוחות לצפייה בלבד
• מוקדן — עריכת נסיעות ומשימות; לקוחות ונהגים לצפייה בלבד
• צפייה בלבד — הכל גלוי, שום דבר לא ניתן לעריכה

מתחילים מתבנית ומשנים ממנה. זה תמיד מהיר יותר מלבנות מטריצה ריקה.

הפרדה בין חברות: מה זה אומר בפועל

כל מערכת רב־לקוחית מבטיחה "הפרדה מלאה". ההבדל הוא איפה ההפרדה נאכפת.

אם היא נאכפת בממשק בלבד, אז באג בקוד או קריאת API עם מזהה שגוי יכולים להחזיר נתונים של חברה אחרת. אם היא נאכפת בבסיס הנתונים — כלומר כל שורה שייכת לחברה, והשאילתה עצמה לא מסוגלת לחזור עם שורות של חברה אחרת — הבעיה הזאת לא קיימת.

ב-BackSeat ההפרדה יושבת בשכבת הנתונים, ואותה אכיפה חלה גם על העוזר החכם וגם על אפליקציות המובייל. לא רק על הדפדפן.

יומן פעילות: התשובה לשאלות של סוף חודש

"מי שינה את המחיר הזה?" "מתי הנסיעה בוטלה?" "מי מחק את הלקוח?"

בלי תיעוד, אלה שאלות שנענות מהזיכרון. עם יומן פעילות הן נענות בפתיחת שורה: מי, מה ומתי.

שתי החלטות עיצוב שעוזרות כאן במיוחד:

• מחיקה רכה לנסיעות — נסיעה שנמחקה יורדת מהלוח ומהדוחות, אבל נשמרת לביקורת
• נעילת שורה אחרי הפקת מסמך — כדי שהחשבונית והדוח לא יתפצלו בלי שאיש ידע

מה קורה כשעובד עוזב

מבטלים את הגישה. הנתונים שהוא יצר נשארים, כולל התיעוד. זה נשמע מובן מאליו, אבל במערכות שבהן כל אחד עובד מחשבון משותף — וזה עדיין נפוץ — אין לזה משמעות בכלל.

חשבון משותף הוא הסיבה הראשונה שיומן פעילות מפסיק לעזור. שווה להשקיע חמש דקות ולתת לכל אדם משתמש משלו.

תקינה

BackSeat מאושרת כספקית של משרד הביטחון ועומדת בתקן ISO 9001 לניהול איכות. זה רלוונטי במיוחד למי שעובד מול גופים ציבוריים ורשויות, שבהם זו לעיתים דרישת סף במכרז.

שלוש שאלות לספק

• האם אפשר להפריד הרשאת שכר מהרשאת דוחות?
• איפה נאכפת ההפרדה בין חברות — בממשק או בבסיס הנתונים?
• האם יש יומן שינויים, ומה בדיוק הוא מתעד?

ראו גם את עמוד ההרשאות והצוות ואת השאלות הנפוצות.